Informativa sul trattamento dei dati personali

Versione 3 · in vigore dal 18 ottobre 2026

Questa informativa ti spiega quali dati personali trattiamo, perché, per quanto tempo e con chi. «Trattare» dei dati vuol dire raccoglierli, conservarli, usarli o cancellarli. Questa pagina è per i ristoratori e per chi ci scrive. Chi guarda un menù al tavolo ha la sua pagina: https://idealmenu.it/privacy-menu.

A.1 — Chi è il titolare

Il titolare del trattamento, cioè chi decide come e perché si trattano i dati, è Egrafica di Petretto Carlo, Via Traiso 32/1, 07026 Olbia (SS), Partita IVA IT02430190906. Email: assistenza@idealmenu.it (per la privacy scrivi «Privacy» nell'oggetto). PEC: carlo.petretto@pec.it.

Non abbiamo un responsabile della protezione dei dati (in sigla RPD o DPO): per un'attività come la nostra la legge non lo richiede.

A.2 — Quali dati trattiamo

• Dati dell'account: nome, email, password. La password la conserviamo solo trasformata in un'impronta da cui non si può risalire: nemmeno noi possiamo leggerla.
• Dati del locale: nome, indirizzo del menù, regione, indirizzo, telefono e sito. Indirizzo, telefono e sito servono solo a noi e non li mostriamo ai clienti.
• Contenuti: menù, logo, foto e file che carichi. Se contengono dati di altre persone (per esempio il nome del cuoco o una persona in una foto), vale anche l'Accordo sul trattamento dei dati.
• Lettura gratuita del menù: le foto del menù che carichi per la lettura gratuita e il menù che l'intelligenza artificiale ne ricava. Fotografa solo il menù: se in una foto ci sono persone o altri dati, arrivano anche loro all'intelligenza artificiale e si cancellano con la foto.
• Prove di accettazione: quale versione di ogni testo hai accettato, l'impronta del testo, data e ora, e l'indirizzo di rete (indirizzo IP) da cui hai accettato. Fra le prove c'è anche la spunta «Ho controllato prezzi e allergeni» della lettura gratuita, con data, ora, indirizzo di rete e l'impronta del menù su cui l'hai data.
• Dati di collegamento: quando sei collegato al pannello conserviamo la sessione, con l'indirizzo di rete e il tipo di programma di navigazione (browser). Per bloccare i tentativi di accesso ripetuti usiamo per poco tempo l'indirizzo di rete. Per contare le letture gratuite e i tentativi di caricamento usiamo, al posto dell'indirizzo di rete, una sua impronta fatta con una nostra chiave segreta, e la teniamo al massimo fino al giorno dopo.
• Pagamenti: il tuo codice cliente di Stripe, lo stato del piano e la storia dei pagamenti (rinnovi, cambi di piano, problemi), senza importi e senza dati per la fattura. Il risultato del controllo della Partita IVA nell'archivio europeo VIES.
• Intelligenza artificiale (Premium e lettura gratuita): quante parole usi, le frasi che scrivi all'intelligenza artificiale, i file che carichi per una lettura (solo finché la lettura è aperta).
• Comunicazioni: le email che ci scrivi e le nostre risposte.
• Registro dell'amministratore: le righe del registro che riguardano il tuo locale (Condizioni d'uso, articolo 14.5).

A.3 — Dati che non raccogliamo

• Il numero completo della carta: lo vede solo Stripe.
• I dati per la fattura: li raccoglie Stripe e non li teniamo nel programma.
• Non facciamo pubblicità con i tuoi dati, non li vendiamo e non li usiamo per creare profili.
• Non prendiamo decisioni su di te in modo automatico: l'intelligenza artificiale lavora sul menù, non decide niente su di te.

A.4 — Perché li trattiamo e su quale base

• Per darti il servizio: creare e gestire l'account, pubblicare il menù, farti usare le funzioni, mandarti le email di servizio (conferma dell'indirizzo, «conferma e metti online», recupero della password, avviso «hai già un account», avvisi sul piano) e darti assistenza. Base: il contratto (art. 6.1.b del Regolamento UE 2016/679, detto GDPR).
• Per la lettura gratuita del menù: leggere le foto che ci mandi, farle leggere all'intelligenza artificiale e mostrarti il menù prima che tu ti iscriva, tenendolo legato alla tua visita finché decidi se iscriverti. Base: le misure prima del contratto che ci chiedi tu (art. 6.1.b GDPR). Se provi la lettura per conto di una società, e non come ditta individuale, la base è il nostro interesse legittimo a mostrarti il servizio che ci hai chiesto (art. 6.1.f GDPR).
• Per i dati di altre persone finiti per caso nelle foto (per esempio un volto o il nome di chi lavora nel locale): non li cerchiamo e non li usiamo; arrivano all'intelligenza artificiale solo perché sono dentro la foto, e si cancellano con la foto. Base: il nostro interesse legittimo, e il tuo, a leggere il menù che ci hai chiesto di leggere (art. 6.1.f GDPR).
• Per i conti della lettura gratuita: tenere per 12 mesi una riga con date, esito e numero delle voci, per sapere quanto ci costa la lettura gratuita. Base: il nostro interesse legittimo a tenere sotto controllo i costi del servizio (art. 6.1.f GDPR).
• Per pagamenti e fatture: incassare, emettere le fatture e tenere i registri contabili. Base: il contratto e gli obblighi di legge (art. 6.1.b e 6.1.c GDPR).
• Per controllare la Partita IVA: verificare che tu possa comprare. Base: il nostro interesse legittimo a vendere solo a chi ne ha diritto e gli obblighi fiscali (art. 6.1.f e 6.1.c GDPR).
• Per provare il contratto: conservare le prove di quello che hai accettato. Base: il nostro interesse legittimo a difenderci (art. 6.1.f GDPR).
• Per la sicurezza: limitare i tentativi, prevenire gli abusi (anche contare le letture gratuite con l'impronta dell'indirizzo di rete), tenere nella sessione l'indirizzo di rete e il tipo di programma di navigazione di chi visita il sito, tenere il registro dell'amministratore, fare copie di sicurezza. Base: il nostro interesse legittimo alla sicurezza del servizio e le regole del Garante sugli amministratori di sistema (art. 6.1.f e 6.1.c GDPR).
• Per rispondere alle autorità e far valere i nostri diritti. Base: obblighi di legge e interesse legittimo (art. 6.1.c e 6.1.f GDPR).

«Interesse legittimo» vuol dire un nostro interesse concreto che la legge riconosce, purché non prevalga sui tuoi diritti. Puoi opporti (punto A.10).

A.5 — Chi vede i dati

• L'amministratore di IdealMenù (oggi il titolare della ditta), nei limiti descritti nelle Condizioni d'uso, articolo 14.
• I fornitori del punto A.6, solo per quello che serve.
• Il consulente fiscale che ci aiuta con le fatture e la contabilità.
• Le autorità, quando la legge lo richiede.
• Chi dovesse rilevare l'attività di IdealMenù (Condizioni d'uso, articolo 25.3).

A.6 — I fornitori

• Hetzner Online GmbH (Germania): i server su cui girano il programma, il database, le foto e le copie di sicurezza del server. I server sono nell'Unione europea, nel centro dati di Norimberga, in Germania. Tratta i dati per nostro conto.
• Aruba S.p.A. (Italia): il dominio idealmenu.it, le caselle di posta (assistenza@ e noreply@) e l'invio delle email. Tratta i dati per nostro conto.
• Stripe: i pagamenti con carta, le ricevute e le email sui pagamenti. Raccoglie i dati della carta e i dati per la fattura. Per alcune attività Stripe tratta i dati come titolare autonomo, secondo la sua informativa. Il contratto è con Stripe Payments Europe, Limited (Irlanda); per i pagamenti Stripe tratta i dati per nostro conto, e può trasferirli negli Stati Uniti alle società del suo gruppo.
• Anthropic PBC (Stati Uniti): l'intelligenza artificiale, solo se usi le funzioni del piano Premium o la lettura gratuita del menù. Riceve solo il contenuto che carichi o la frase che scrivi, e la bozza del menù; nella lettura gratuita riceve solo le foto, rimpicciolite e senza la posizione GPS. Non riceve mai i dati del tuo account. Anthropic cancella questi dati entro 30 giorni; li tiene più a lungo solo se servono a controllare un abuso o se la legge lo chiede. Non li usa per addestrare i suoi modelli.

Le copie di sicurezza sono custodite dall'amministratore, in Italia, e presso Microsoft Ireland Operations Limited (Irlanda).

A.7 — Dati fuori dall'Unione europea

Quando usi l'intelligenza artificiale, anche nella lettura gratuita, i contenuti che mandiamo ad Anthropic arrivano negli Stati Uniti. Anche Stripe può trattare dati negli Stati Uniti. Questi trasferimenti avvengono con le garanzie previste dal GDPR: per Anthropic, le clausole contrattuali tipo della Commissione europea, incluse nel suo accordo sul trattamento dei dati; per Stripe, l'adesione al Data Privacy Framework UE-USA e, in aggiunta, le clausole contrattuali tipo. Puoi chiederci una copia delle garanzie scrivendo a assistenza@idealmenu.it.

A.8 — Per quanto tempo li teniamo

• Account, dati del locale, contenuti, frasi all'intelligenza artificiale e consumi: finché esiste l'account. Quando ci chiedi di chiuderlo, li cancelliamo entro un mese (oggi lo facciamo a mano: vedi le Condizioni d'uso, articolo 18.3).
• Copie di sicurezza: i dati cancellati spariscono anche dalle copie entro 90 giorni.
• Account mai confermati: si cancellano dopo 30 giorni dall'iscrizione; quelli nati dalla lettura gratuita dopo 7 giorni dall'invio del modulo.
• File caricati per una lettura: si cancellano quando la lettura si chiude. Le foto della lettura gratuita si cancellano appena finita la lettura, qualunque sia l'esito (se la lettura si interrompe per un guasto, al massimo entro 2 ore).
• Menù letto nella lettura gratuita: se non invii il modulo, si cancella dopo 24 ore; se lo invii, diventa il menù del tuo account. Della lettura teniamo per 12 mesi solo una riga per i conti (date, esito, numero delle voci), senza foto e senza il menù.
• Prove di accettazione e storia dei pagamenti: 10 anni dalla fine del contratto, per poter provare il contratto (per un account mai confermato, invece, si cancellano insieme all'account). Alla chiusura dell'account la storia dei pagamenti si separa dal tuo nome.
• Fatture e registri contabili: 10 anni, come chiede la legge (art. 2220 del Codice civile).
• Sessioni: scadono dopo 2 ore di inattività, oppure più tardi se hai scelto «Ricordami su questo dispositivo» (vedi l'Informativa cookie).
• Registro dell'amministratore: almeno 6 mesi e non oltre 12 mesi.
• Email di assistenza: 24 mesi dopo la fine del contratto.

A.9 — Come proteggiamo i dati

I collegamenti al sito sono cifrati. Le password sono conservate solo come impronta. Ogni locale vede solo i propri dati. I tentativi di accesso sono limitati. Gli accessi dell'amministratore sono registrati e una modifica al registro si vede (Condizioni d'uso, articolo 14.5). Facciamo copie di sicurezza. Dalle foto togliamo la posizione GPS.

A.10 — I tuoi diritti

Puoi chiederci in ogni momento di:

• sapere quali dati abbiamo su di te e averne una copia;
• correggerli;
• cancellarli, quando non ci sono motivi di legge per tenerli;
• limitarne l'uso;
• riceverli in un formato leggibile da un computer, per i dati che ci hai dato tu;
• opporti ai trattamenti basati sul nostro interesse legittimo.

Scrivi a assistenza@idealmenu.it. Ti rispondiamo entro un mese. Se pensi che trattiamo male i tuoi dati puoi fare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (https://www.garanteprivacy.it).

A.11 — Se non ci dai i dati

Nome, email, password, nome del locale e indirizzo del menù servono per il servizio: senza, non possiamo aprire l'account. Gli altri dati del locale (regione, indirizzo, telefono, sito) sono facoltativi. I dati per la fattura servono per comprare un piano.

A.12 — Chi ci scrive o visita il sito

Se ci scrivi senza essere iscritto, usiamo il tuo indirizzo e il tuo messaggio solo per risponderti. Per chi visita il sito di vendita valgono l'Informativa cookie e il punto B.3 della pagina per chi guarda un menù. In più, chi apre una pagina del sito di vendita riceve una sessione (vedi l'Informativa cookie): finché la visita dura, nel nostro database restano anche il suo indirizzo di rete e il tipo di programma di navigazione, e si cancellano entro il giorno dopo.

Chi prova la lettura gratuita senza essere iscritto. Per farti vedere il tuo menù non ti chiediamo nessun dato; le basi giuridiche sono nel punto A.4. Le foto le legge l'intelligenza artificiale di Anthropic (punti A.6 e A.7) e si cancellano appena finita la lettura; il menù letto resta legato alla tua sessione e, se non invii il modulo, si cancella dopo 24 ore (punto A.8). Per contare le letture usiamo l'impronta dell'indirizzo di rete del punto A.2. Se invii il modulo, da quel momento valgono i punti di questa pagina come per ogni ristoratore. Se le foto che mandi sono troppo pesanti, il server le rifiuta e nel suo registro degli errori resta anche il tuo indirizzo di rete, come nelle righe dei guasti del punto B.3.

A.13 — Modifiche

Se cambiamo questa informativa, pubblichiamo la nuova versione con la sua data e, se il cambio è importante, te lo diciamo per email.